Guida per l’utente segnalatore

Questa guida mostra come l’utente segnalatore può inviare una segnalazione e successivamente tramite user temporaneo e anonimo seguirne gli sviluppi e comunicare con il gestore. Cliccare sulle immagini per ingrandirle.

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01 – Tutela della privacy e dell’anonimato degli utenti, cosa facciamo

  • Non tracciamo l’indirizzo IP del tuo PC
  • Non installiamo cookie di profilazione, statistici o di marketing
  • Nel caso di segnalazione confidenziale i dati utente sono registrati in piattaforma e sono visibili solo al gestore della segnalazione all’interno della sua area protetta
  • I dati dell’utente non sono ceduti a terzi e/o registrati su altri server o piattaforme
  • Gestiamo l’invio della segnalazione attraverso protocollo SSL (transito dati sicuro)
  • Proteggiamo i dati sul Database con sistemi di crittografia
  • Garantiamo l’accesso ai file allegati e all’audio (in caso di segnalazione vocale) a te e al gestore della segnalazione
  • Proteggiamo i moduli con Google Recaptcha
  • Garantiamo la sicurezza della piattaforma di gestione con Google Captcha e sistema di login OTP
  • Piattaforma costantemente aggiornata e monitorata
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02 – Interfaccia utente segnalatore

La pagina (visibile qui sotto) è raggiungibile dall’URL segnalato dall’azienda.

Esempio di indirizzo web: https://nomeazienda.signalact-inaz.it/whistleblowing/

Dopo aver accettato le policy di utilizzo che compaiono nel popup si accede al MENU. La piattaforma propone due differenti modalità di segnalazione: una TESTUALE (a sinistra) e una AUDIO (a destra). Occorre selezionare una delle due tipologie e cliccare il tasto [AVANTI] in basso a destra.

In alto a destra l’utente segnalatore può cliccare sul tasto per accedere a questa guida e di fianco può cliccare per visualizzare di nuovo il popup della policy.

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03 – Inserimento segnalazione testuale

Se nel MENU si sceglie la segnalazione di tipo TESTUALE si accede alla pagina da compilare. L’utente può scegliere se effettuare una segnalazione in forma anonima o forma confidenziale.

Si raccomanda di leggere attentamente gli avvisi che compaiono sotto

Scorrendo la pagina nella parte inferiore è possibile compilare i campi presenti: oggetto, categoria (selezionando la più opportuna dalla tendina) e scrivere una descrizione. È possibile anche allegare un file (scegliendo il file dal proprio HD o trascinandolo sull’era grigia).

La piattaforma accetta file della grandezza massima di 10MB (jpg, png, pdf, svg)

ATTENZIONE: controlla i metadati dei file (il file e i metadati non devono contenere informazioni personali) da caricare e non utilizzare il sistema tramite un PC o un telefono fornito dal datore di lavoro.

In caso si scelga la forma confidenziale compare anche il gruppo di campi per l’inserimento dei dati utente.

Si raccomanda di NON utilizzare la casella di posta elettronica aziendale, ma un indirizzo email privato

Una volta inviata la segnalazione si accede alla schermata che conferma l’avvenuta segnalazione.

Per motivi tecnici, indipendenti dalla piattaforma, la segnalazione potrebbe bloccarsi. Se non dovesse comparire la pagina di ringraziamento si consiglia di rifare la procedura dall’inizio.

Nel box evidenziato l’utente segnalatore può trovare le credenziali che servono per accedere alla pagina da cui seguire la propria segnalazione in maniera autonoma e anonima.

Si raccomanda di salvare l’indirizzo di login e i dati di accesso, di conservarli e non cederli a terzi

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04 – Inserimento segnalazione vocale

Se dalla prima pagina nel MENU si seleziona segnalazione [AUDIO] si accede alla pagina apposita. Qui si può selezionare un tipo di segnalazione (Confidenziale o Anonima)

In caso si scelga la forma confidenziale compare anche il gruppo di campi per l’inserimento dei dati utente

Si raccomanda di NON utilizzare la casella di posta elettronica aziendale, ma un indirizzo email privato

Una volta inviata la segnalazione si accede alla schermata di conferma di avvenuta segnalazione.

Per motivi tecnici, indipendenti dalla piattaforma, la segnalazione potrebbe bloccarsi. Se non dovesse comparire la pagina di ringraziamento si consiglia di rifare la procedura dall’inizio.

Nel box evidenziato l’utente segnalatore può trovare le credenziali che servono per accedere alla pagina da cui seguire la propria segnalazione in maniera autonoma e anonima.

Si raccomanda di salvare l’indirizzo di login e i dati di accesso, di conservarli e non cederli a terzi

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05 – Seguire la gestione della propria segnalazione

Cliccando sul bottone [ACCEDI ALLA TUA SEGNALAZIONE] si apre una pagina di login.

Consigliamo di salvare l’URL di accesso alla login

Si raccomanda vivamente di conservare i dati accesso: per ovvie ragioni di riservatezza la piattaforma NON registra i dati di accesso e quindi NON è possibile prevedere una funzione [Recupera password]

Esempio di indirizzo login: https://nomeazienda.signalact.it/accesso/

Cliccando su [Accedi] si apre la pagina di riepilogo segnalazione.

Nella pagine l’utente trova il riepilogo di tutti i dati precedentemente inseriti.

Scorrendo la pagina fino in fondo l’utente trova una sezione che gli permette di “dialogare” con il gestore della sua segnalazione.

Basta scrivere un messaggio dentro il box “Commento” e cliccare su [Invia commento]. In questa parte delle pagina l’utente vede anche i commenti del gestore e può rispondere al gestore.

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06 – Seguire i commenti della propria segnalazione

Accedendo alla propria area riservata.

Nella sezione infondo alla pagina l’utente potrà vedere e rispondere ai commenti lasciati dal gestore che prenderà in carica la segnalazione.